KI-en din trenger mer enn en chat: koblingene som gjør den til et arbeidsverktøy

Du bruker kunstig intelligens til å skrive, tenke og finne svar på spørsmål. Men hver gang du vil komme videre, må du finne en fil, kopiere en e-post, forklare prosjektet på nytt og ta svaret med deg et annet sted.

KI-en gjør en del av arbeidet. Du står for transporten.

For meg kommer det store spranget når du kobler den kunstige intelligensen til arbeidsmiljøet ditt. Den kan hente frem materialet den trenger, bevare nyttig kontekst og forberede en handling der den hører hjemme. Du slipper å være den som flytter informasjon mellom applikasjoner.

Dette er delene jeg ville satt sammen. Jeg ville begynt med dem som løser et konkret problem, og utvidet etter hvert som jeg tok dem i bruk.

1. En agent: modellen i et arbeidssystem

Modellen gir evnen til å tolke, resonnere og formulere svar. For å arbeide over tid trenger den noe rundt seg: instruksjoner, verktøy, kontekst og en måte å utføre oppgaver på. Denne helheten kalles ofte en «harness». Jeg foretrekker å forklare det som KI-ens arbeidssystem.

En agent kan få et mål, hente inn informasjon, bruke verktøy og kontrollere resultatet. Hvor selvstendig den er, avhenger av hvordan den er konfigurert: Noen trinn utfører den på egen hånd, mens andre krever din beslutning.

Én godt organisert agent er nok til å begynne med. Den ville hatt en tydelig rolle, et avgrenset tilgangsområde og tre elementer:

• Minne: fakta og beslutninger det er verdt å bevare mellom samtaler. Preferansene dine, aktive prosjekter og avtaler som fortsatt gjelder. Med mulighet for å rette og slette dem.
• Skills: gjenbrukbare prosedyrer for vanlige oppgaver. Hvordan en rapport skal utarbeides, hvordan en leveranse skal kontrolleres, eller hvilket format som skal brukes. Når en prosedyre er lagret, slipper du å forklare den fra bunnen av; du må likevel kontrollere at den følges.
• Koblinger: verktøyene den bruker til å hente informasjon og utføre handlinger i applikasjonene dine.

Du trenger ikke fylle minnet med hele historikken din. Det som trengs, er å bevare det relevante og hente frem riktig dokument når den trenger det.

2. En datamaskin der den kan få ting gjort

For å lage en nettside, omarbeide filer eller skrive et program trenger KI-en et kjøremiljø. Det kan være datamaskinen din, en virtuell maskin eller et eksternt miljø satt opp for prosjektet.

Slik tilgang kan gjøre det mulig å lese og skrive kode, kjøre tester, konvertere dokumenter eller lage en fil du kan åpne og bruke. En oppgave som «gjør disse regnearkene om til en rapport» får da en konkret leveranse.

Jeg ville startet med en prosjektmappe og testmateriale. KI-en arbeider der og lagrer versjoner som kan gjenopprettes. Resten av datamaskinen holdes utenfor til det blir nødvendig å utvide tilgangen.

En virtuell maskin bidrar til å holde miljøer atskilt, men trenger også oppsett, oppdateringer og tillatelser. Valget avhenger av dataene, verktøyene og arbeidet du vil delegere.

Resultatet må kunne kontrolleres: Programmet lar seg åpne, dokumentet finnes, og operasjonen gir det du ba om. At KI-en sier «ferdig», erstatter ikke denne kontrollen.

3. En enkel kanal for å gi oppdrag og motta resultater

Selv det beste verktøyet blir mindre nyttig hvis hvert oppdrag krever at du åpner en konsoll, husker en filsti og limer inn fem instruksjoner.

Telegram, WhatsApp eller en egen app kan brukes som kommunikasjonskanal når det valgte systemet støtter slike tilkoblinger. Hvor enkelt oppsettet er, hvilke funksjoner som er tilgjengelige, og hvilke bruksvilkår som gjelder, varierer mellom plattformene.

Det jeg ville bedt om, er enkelt: å sende en melding eller talemelding, legge ved et dokument og motta resultatet samme sted. Jeg ville også kunne korrigere oppdraget og vite om den fortsatt arbeider eller har stoppet.

Kanalen må identifisere hvem som har lov til å gi instruksjoner. En videresendt melding eller et vedlagt dokument kan inneholde informasjon, men bør ikke få myndighet til å endre agentens tillatelser.

Mobilen blir dermed en kommandosentral. Du kan gi oppdrag uten å sitte foran datamaskinen og bruke den større skjermen til gjennomgangen som faktisk krever den.

4. Lese e-post: finne det du allerede vet ligger der

I e-posten samler det seg beslutninger, dokumenter og forpliktelser. Uten tilgang må du finne hver melding og kopiere den inn i chatten.

En kobling med lesetilgang gjør det mulig å be om ting som: «Finn e-posten der vi avtalte datoen», «Oppsummer det som gjenstår med denne leverandøren» eller «Finn dokumentet de sendte meg forrige uke».

Tilgangen kan begrenses til én konto, én mappe eller et utvalg meldinger, avhengig av hva integrasjonen tillater. Det har også betydning om den kan lese vedlegg, og hvor mye av historikken den går gjennom.

Jeg ville skilt mellom lesing og sending. Å kunne finne en e-post krever ikke at agenten kan svare på den. Og når den oppsummerer en forpliktelse, bør den la deg gå tilbake til den opprinnelige meldingen: hvem som sa det, når og på hvilke vilkår.

I profesjonelt arbeid må et annet spørsmål avklares først: Hvilket innhold kan forlate e-posttjenesten og nå leverandøren av modellen? Den tekniske tilgangen må være forenlig med forpliktelsene som gjelder for disse dataene.

5. Kalender: sjekke ledig tid og gjøre beslutninger til kalenderoppføringer

Å lese kalenderen hjelper med å finne ledige tidsrom og kollisjoner. Å kunne endre den gjør at «sett av en time til meg for å gjøre dette ferdig» kan bli en faktisk arbeidsøkt i kalenderen.

Koblingen må skille mellom å opprette en personlig avtale, endre et møte og invitere andre. Hver operasjon har ulike virkninger.

Et møte krever noen grunnleggende opplysninger: dato, tidssone, varighet, deltakere og sted eller lenke. Hvis en manglende opplysning endrer meningen med oppdraget, må den avklares. Deretter må det kontrolleres at hendelsen havnet i riktig kalender.

Jeg ville fastsatt en enkel regel: hva den kan legge inn på egen hånd, hvilke endringer som krever bekreftelse, og hvilke hendelser den ikke skal flytte. Da bidrar kalenderen til å organisere dagen uten å bli enda en kilde til overraskelser.

6. Utvalgte filer: arbeide med kilden fremfor innlimte utdrag

En godt valgt mappe kan være mer nyttig enn ubegrenset tilgang til disken.

Agenten kan lese dokumentene i et prosjekt, sammenligne versjoner og utarbeide et svar med grunnlag i originalmaterialet. Da må den kunne avgjøre hvilken fil som er gjeldende, og hvor nye leveranser skal lagres.

Jeg ville holdt originalene og resultatene atskilt. Lesetilgang til dokumentene som skal bevares uendret, og skrivetilgang til en resultatmappe. Jeg ville utvidet tillatelsene når en konkret oppgave begrunnet det.

Hvis filene ligger i en skytjeneste, ville jeg kontrollert hvilken tilgang koblingen faktisk gir: Å søke etter navn, lese innhold, laste ned vedlegg og redigere dokumenter er forskjellige funksjoner.

Det viktige er å kunne spørre «hvor har du dette fra?» og hente frem filen og det aktuelle avsnittet.

7. En egen e-postadresse for godkjente leveranser

En egen e-postadresse for agenten kan brukes til å sende deg rapporter, dokumenter eller varsler. Den kan også brukes til å levere resultater til bestemte, godkjente kontoer.

Det er fornuftig å definere hva den skal brukes til, hvem den kan skrive til, og hvilken informasjon den kan inkludere. Hvis systemet støtter en teknisk håndhevet liste over tillatte mottakere, er det bedre enn å stole utelukkende på en skriftlig instruksjon.

Å sende en rapport til din vanlige adresse og svare en kunde på dine vegne er forskjellige oppdrag. Avsenderopplysningene og signaturen må vise hvem som sender meldingen, og hvem som er ansvarlig for innholdet.

Før jeg stolte på denne arbeidsflyten, ville jeg gjennomført en fullstendig test: forberedt en ufarlig leveranse, sendt den til en testkonto og kontrollert at den kommer riktig frem. Deretter ville jeg testet at en mottaker som ikke er godkjent, blir avvist.

En egen konto kan også motta informasjon, men ikke alle innkommende meldinger skal automatisk bli en ordre.

8. Stemme: slippe tastaturet i mange samtaler

Jeg vil kunne forklare en idé, korrigere en oppgave og spørre om et resultat uten å skrive alt. Det krever talegjenkjenning, talesvar og en kanal som knytter dem sammen.

Det er en viktig forskjell mellom å sende talemeldinger og å ha en samtale i sanntid. Med talemeldinger er hvert lydopptak en melding. I en samtale er pauser, forsinkelse, muligheten til å avbryte og det å vite når agenten fortsatt arbeider, viktige hensyn.

Jeg ville bedt om at samtalen og oppgaveutførelsen kunne foregå samtidig. Hvis en oppgave tar tid, vil jeg kunne spørre hvordan det går, eller snakke om noe annet uten å miste det forrige oppdraget.

For sensitive data kan en visuell bekreftelse fortsatt være nyttig. Å snakke naturlig fjerner ikke behovet for å kontrollere en mottaker, et beløp eller en instruksjon som er transkribert feil.

9. Oppgaver og påminnelser: la oppdraget leve videre etter samtalen

Det er ikke nok å koble til verktøy hvis agenten mister arbeidet av syne så snart samtalen skifter tema.

Hvert utestående oppdrag trenger en status: hva som ble bedt om, hvem som utfører det, hvilket resultat som mangler, og når det skal kontrolleres. Planlagte oppgaver brukes til regelmessig arbeid; ferdigvarsler og gjennomgang av utestående oppgaver hjelper med å hente inn leveranser og oppdage at arbeidet har stoppet.

Her ville jeg krevd en reell test: avbryte en prøveoppgave og kontrollere at systemet oppdager stansen og sender saken tilbake til noen som kan løse den. At en påminnelse er satt opp, dokumenterer ikke at denne arbeidsflyten fungerer.

Produktivitet innebærer også å fullføre oppdrag. Hvis jeg må spørre tre ganger om noe er ferdig, faller fortsatt en del av koordineringsarbeidet på meg.

10. Applikasjonene der arbeidet ender opp

Deretter ville koblingene som er spesifikke for arbeidet ditt, kommet til: et prosjektstyringsverktøy, en database, et notatsystem eller applikasjonen der du utarbeider pristilbud.

Jeg ville valgt hver av dem ut fra ett spørsmål: Hvilken manuell overføring slipper jeg å gjøre?

Hvis resultatet skal ende i en post i et system, et delt dokument eller en tildelt oppgave, er det nyttig å koble til dette bestemmelsesstedet. Først ville jeg kontrollert om integrasjonen kan lese, opprette og oppdatere akkurat det som trengs, og hvordan en handling kan gjøres om hvis noe går galt.

Jeg ville også bedt om innsyn i forbruket: abonnementer, API-kostnader og tilleggstjenester vist hver for seg. Flere tilkoblede verktøy kan øke både det nyttige arbeidet, utgiftene og mulighetene for å gjøre feil.

Hvor jeg ville begynt

Min første versjon ville hatt:

• en agent
• en prosjektmappe
• en kommunikasjonskanal
• en oppgavelogg

Deretter ville jeg lagt til lesetilgang til de nødvendige filene og e-postene. Kalender og sending ville kommet med tydelige regler for hva den kan gjøre på egen hånd.

Stemme ville kommet når jeg trengte å komme meg bort fra tastaturet. De andre applikasjonene ville kommet når de sparte meg for et trinn jeg faktisk gjentar.

Jeg ville ikke gått etter den største samlingen av koblinger. Jeg ville sett etter en hel arbeidsflyt som fungerte: be om noe, gi tilgang til riktig materiale, motta en leveranse og kontrollere at den havnet der den skulle.

En tilkoblet KI kan gjøre mye mer. En godt organisert KI gjør at du trenger å gjøre mindre.