Størrelsesparadokset: når en SMB-eier kommer et multinasjonalt selskap i forkjøpet med KI

Jeg jobber i et advokatfirma og er daglig i kontakt med banker, store og små advokatfirmaer, arkitekter, entreprenører, bedriftseiere … I denne kontakten er det noe som slår meg: Jo mindre organisasjonen er, desto større frihet har vanligvis den som bestemmer, til å ta i bruk kunstig intelligens.

Paradokset viser seg når for eksempel en lokal arkitekt som arbeider med prosjekter for privatkunder, har kommet lenger med å modernisere sine interne prosesser med KI enn en bank.

Bildet som oppsummerer inntrykket mitt, er dette: Den ansatte i den store bedriften er fornøyd fordi han fikk Copilot i Outlook forrige uke, mens den selvstendig næringsdrivende har bygget et komplett system for automatisering av oppgaver og administrasjon fordi han kjenner virksomheten sin, behovene og risikoene, og kan ta beslutninger og justere i sanntid.

Statistikken fra Eurostat viser at KI brukes mer blant store bedrifter. 1 Men ikke alle små og mellomstore bedrifter trenger, kan eller ønsker å ta den i bruk. En bar kan ha andre prioriteringer. Muligheten ligger hos dem som faktisk tar steget: De kan gjøre det raskere, endre måten de arbeider på og bruke dette forspranget til å vokse.

Min forklaring er nærheten mellom den som ser problemet, og den som bestemmer.

Eieren av en liten bedrift vet hvor arbeidet stopper opp. Eieren vet hvilke opplysninger som etterspørres gang på gang, hvilken oppgave som tar en hel formiddag, og hvilken rutine som tvinger frem en ny runde med arbeid som allerede er gjort. Finner eieren en bedre måte å løse det på, kan den prøves ut. Og hvis den fungerer, kan den tas i bruk i bedriften.

Tenk deg et kontor som utarbeider pristilbud på grunnlag av e-poster, notater og dokumenter som ligger spredt. Den ansvarlige kunne organisere informasjonen med KI, lage et utkast til gjennomgang og klargjøre oppfølgingsoppgavene. Vedkommende kan begynne med én del, se hvor det svikter, og justere. Personen som skal arbeide med resultatet, er rett der.

La oss nå ta det samme forslaget inn i en stor organisasjon. Den ansatte oppdager problemet og forklarer det til lederen sin. Lederen rådfører seg med en annen avdeling. Integrasjonen må vurderes, leverandøren må undersøkes, og det må avklares hvem som godkjenner, og hvem som har ansvaret hvis noe går galt. Ideen begynner å klatre oppover i hierarkiet. På hvert nivå sitter det noen som må påta seg en risiko.

Den selvstendig næringsdrivende kan allerede være i gang med den andre versjonen mens forslaget i den store bedriften fortsatt leter etter noen som vil godkjenne det.

I banksektoren finnes det gode grunner til at det tar tid. Tilsyn, regelverk som DORA og behovet for å beskytte tjenester mange mennesker er avhengige av, gjør det nødvendig å kontrollere endringene og risikoene de innebærer. 2 Hver tilpasning krever forberedelser og kan påvirke systemer som er koblet sammen. Denne grundigheten koster tid og penger. Det er en del av prisen for å være stor, og nettopp her åpner det seg rom for dem som kan handle tidligere.

Det er ikke det samme å innføre en endring for ti kunder som å utvide den til hundre tusen. I det første tilfellet er det lettere å følge med på det som skjer, oppdage problemet og rette det. I det andre må man forutse langt mer omfattende konsekvenser før man endrer noe. Avstanden mellom å ta en beslutning og å kontrollere resultatet blir en helt annen.

For den lille bedriften kan det selvsagt bli dyrt å handle raskt uten kontroll. Kundeopplysninger og taushetsplikt krever aktsomhet, uansett hvor raskt verktøyet gjør det mulig å arbeide.

Men med slik kontroll er muligheten enorm. En liten eller mellomstor bedrift kan la én forbedring følge den neste: få pristilbudene ferdig tidligere, ordne dokumentasjonen, redusere gjentakende oppgaver og ta unna mer arbeid med teamet den allerede har. Hver forbedring frigjør tid til den neste. Den tiden kan også brukes til å selge, følge opp kundene bedre eller etablere et nytt forretningsområde.

Bedrifter som bygges med KI fra starten, kan gå enda lenger. De kan fra første stund utforme hvordan et oppdrag kommer inn, hvordan arbeidet forberedes, hvem som gjennomgår det, og hvordan det leveres til kunden. De starter med friheten til å organisere virksomheten rundt disse mulighetene, uten at hvert steg må forhandles på nytt i en etablert organisasjon.

Der ligger muligheten i møte med de store dinosaurene: å konkurrere med lavere koordineringskostnader og omsette en god idé i faktisk arbeid før de gjør det. Størrelse er ikke lenger en fordel man kan lene seg like godt på når den lille konkurrenten lærer og endrer seg raskere.

Det de store kan lære, er å flytte beslutningene nærmere problemet. Gi handlingsrom til dem som kjenner arbeidet. Definere tydelige rammer og la forbedringene skje innenfor dem.

Mens et multinasjonalt selskap avgjør hvem som kan godkjenne neste skritt, kan en liten eller mellomstor bedrift allerede være i ferd med å ta det. Og det neste. Denne avstanden, gjentatt dag etter dag, kan til slutt endre hvem som konkurrerer med hvem.