Høyere produktivitet betyr ikke høyere omsetning

Jeg synes løftene om kunstig intelligens ofte hopper litt for lett over et ledd: Vi skal jobbe raskere og dermed få høyere omsetning.

Mellom de to tingene mangler det en klient.

Jeg kan utarbeide et dokument raskere, få orden på en saksmappe tidligere eller bli fortere ferdig med en del av et prosjekt. Da får jeg ledig tid. For at den tiden skal bli til inntekter, må noen bestille noe og betale for det.

Maskinen kan hjelpe meg med å produsere. Det er fortsatt jeg som bestemmer hva kapasiteten skal brukes til.

De samme oppdragene, mindre tid

Se for deg et arkitektkontor som får oppdrag til en verdi av to millioner euro i året. Kontoret tar i bruk KI og klarer å redusere tiden det bruker på å utarbeide dokumentasjon, organisere informasjon og lage de første forslagene.

Klientene er de samme. De avtalte honorarene er de samme. Arbeidet blir ferdig tidligere. Oppdragene er fortsatt verdt to millioner.

Se nå for deg et advokatfirma i samme situasjon. KI hjelper firmaet med å få orden på bakgrunnsmaterialet og lage utkast som advokatene deretter gjennomgår. Firmaet blir raskere ferdig med sakene det har fått i oppdrag å håndtere. Her dukker det heller ikke opp en ny klient når det siste dokumentet er ferdig.

Begge har frigjort kapasitet. Det har verdi. Men jeg vil vite hva vi bruker den til.

Har vi allerede klienter på venteliste, kan vi hjelpe dem tidligere. Mangler vi oppdrag, må vi skaffe dem. Å kjøpe produksjonskapasitet og å skape etterspørsel er to forskjellige jobber.

Og hvis vi tar betalt per time, kan det å jobbe raskere til og med redusere det vi fakturerer for en sak. Det er en grunn til å se på hvordan vi tar betalt. Her er jeg opptatt av beslutningen som kommer først: Hva skal vi bruke tiden vi nettopp har frigjort, til?

Høyere kvalitet og grundigere gjennomgang

Mitt førstevalg ville være å bruke noe av tiden på å gjøre en bedre jobb.

I advokatfirmaet kan vi bruke en formiddag på å holde klientens dokumentasjon opp mot fremstillingen i prosesskrivet. Finne motsetningen vi hadde oversett. Forberede en forhandling bedre. Ringe klienten og forklare beslutningen klienten står overfor.

På arkitektkontoret kan vi bruke det ekstra handlingsrommet til å sammenligne to planløsninger, kontrollere sammenhengen mellom tegninger og beskrivelse eller forklare byggherren konsekvensene av en endring før prosjektet ferdigstilles.

Klienten kan få bedre arbeid for det samme honoraret. Jeg mener det i seg selv er en forbedring for virksomheten, selv om månedens omsetning er uendret.

Det krever også at vi setter av tiden. Hvis hvert ledige øyeblikk fylles av en ny hastesak, blir gjennomgangen fortsatt utsatt. Å ha kapasitet til å gå gjennom arbeidet og faktisk gjøre det er to forskjellige ting.

Klientanskaffelse og salg

Hvis jeg vil ha høyere inntekter, må jeg vie tid og oppmerksomhet til salg.

Advokatfirmaet kan ta frem tilbud det har sendt uten å følge dem opp. Forberede et møte med en bedrift som trenger løpende rådgivning. Snakke med eksisterende klienter om saker de ennå ikke har gitt firmaet i oppdrag å håndtere.

Arkitektkontoret kan besøke en utbygger, utarbeide et tilbud på et rehabiliteringsprosjekt eller oppdatere prosjektporteføljen for å konkurrere om et oppdrag som passer til fagområdet det har spesialisert seg på.

Dette er konkrete oppgaver. Noen må ta ansvar for dem og sette en dato.

Det holder ikke å si at alle nå får mer tid til å skaffe klienter. Jeg vil vite hvem som skal ringe, til hvem, med hvilket tilbud, og når vi skal se om det har virket.

Kontoret med oppdrag for to millioner euro kan bruke kapasitet på å skaffe det neste prosjektet. Frem til det lykkes, har det en salgsmulighet. Salget har ennå ikke økt.

Nye tjenester

En annen mulighet er å bruke handlingsrommet til å utvikle noe vi ikke tilbyr i dag.

Et advokatfirma kan utforme en tjeneste for regelmessig kontraktsgjennomgang for små bedrifter: Hvilke dokumenter er med, hva får klienten, hvor lang tid tar det, og hva koster det? Deretter må firmaet presentere tjenesten og få noen til å kjøpe den.

Et arkitektkontor kan utvikle en tjeneste for innledende vurderinger til eiere som vurderer å bygge om et næringslokale. En befaring, noen alternative planløsninger og et første anslag over prosjektets omfang, med tydelige avgrensninger.

KI kan hjelpe med å utarbeide materiale og organisere prosessen. Tjenesten trenger et forståelig tilbud, en pris og en kjøper.

Jeg ville startet med ett konkret tilbud. Prøvd å selge det. Justert det ut fra spørsmålene til de første som viser interesse. Å utvikle tjue tjenester ingen har bedt om, bruker også opp tiden vi sparte.

Opplæring vi tidligere utsatte

Tiden vi frigjør, kan også brukes til å lære.

I advokatfirmaet kan vi sette av en økt til å arbeide med en relevant dom, diskutere hva den betyr for sakene vi har, og oppdatere en mal vi fortsetter å bruke av gammel vane.

På arkitektkontoret kan vi bruke en ettermiddag på å øve med et verktøy for prosjektkoordinering i en testoppgave. Prøve det sammen, avklare spørsmål og etablere en arbeidsmåte teamet kan gjenta.

Det interesserer meg mer enn å samle opp ufullførte kurs på en plattform.

Jeg vil at læringen skal komme til uttrykk i arbeidet: at neste prosesskriv er bedre begrunnet, eller at neste prosjekt unngår et problem vi tidligere løste for sent.

Opplæring bruker ledig kapasitet til å forbedre fremtidig kapasitet. Resultatet kommer senere. Det er også et ledelsesvalg.

Færre arbeidstimer

Og det finnes et alternativ jeg synes er helt rimelig: å bli ferdig tidligere.

Hvis et advokatfirma leverer det avtalte arbeidet med den kvaliteten som kreves, kan det bruke noe av tidsbesparelsen til at advokatene slipper å gå gjennom dokumenter om kvelden.

Hvis arkitektkontoret oppfyller forpliktelsene sine, kan det organisere arbeidet slik at en leveranse ikke lenger beslaglegger helgen til teamet.

Å beholde inntektene og få tilbake tid til eget liv synes jeg er et utmerket resultat. Jeg trenger ikke å fremstille det som vekst for å forsvare det.

Men det må også besluttes. Beholder vi den samme arbeidstiden og automatisk fyller hvert ledige øyeblikk, har vi valgt noe annet.

Tiden må få et formål

Jeg ville startet med et enkelt spørsmål: Hvorfor vil vi jobbe raskere?

Svaret kan kombinere flere alternativer. Noe tid til gjennomgang, noe til å skaffe oppdrag og noe til å avslutte arbeidsdagen til en rimelig tid. Det viktige er å gi dem reell plass i kalenderen.

Deretter ville jeg sett på hva som har endret seg. Går vi grundigere gjennom arbeidet? Har vi sendt tilbud? Har noen kjøpt den nye tjenesten? Har vi lært noe vi allerede bruker? Jobber vi færre timer?

Disse svarene forteller meg mer enn å telle produserte dokumenter.

Et kontor med oppdrag for to millioner euro kan bruke KI til å løse dem bedre, skaffe det neste prosjektet eller slutte å jobbe på lørdager. Hvert resultat følger av en egen beslutning.

KI frigjør kapasitet. Jeg må bestemme hva jeg vil oppnå med den.

Effektivitet er en ledelsesbeslutning, ikke et automatisk resultat.